Doodle ¿Ha llegado la hora de despedir a la secretaria?

En estos tiempos de alta eficiencia en los es fundamental obtener una productividad elevada hay que mirar cada segundo que invertimos en la gestión. La pregunta de hoy es ¿Cuánto tiempo puedes dedicar a organizar una cita para una reunión?

Si por ejemplo vamos a reunirnos en una sesión puntual de 2h, ¿Es lógico invertir 3 o 4 horas en la programación de la reunión? Uno de los mayores errores que se comete es gastar demasiado tiempo planificando una cita en la agenda. Debemos trabajar en lo que vamos a hacer en la reunión, es decir, fortalecer el contenido que queremos comunicar dentro de este periodo de tiempo.

En la programación de una reunión la relación tiempo de programación entre tiempo de reunión debe estar siempre por debajo del 10%. Si quieres ahorrar esfuerzo en gestiones para encontrar cuando es el mejor momento para una reunión Doodle es la herramienta que necesitas. Se acabó cruzar emails durante horas para ver cuando encajan las agendas

Sus servicios principales se centran en el ahorro de tiempo en tareas que aportan poco valor y que en ocasiones se vuelven muy laboriosas:

Programación de reuniones  grupales puede convertirse en una tarea horrible llamando varias veces a algunos participantes hasta encontrar un momento que sea bueno para todos.

Programación de citas 1:1 en dos modalidades:

MeetMe en las que pueden elegir el horario sabiendo tu horario libre

BookMe en las que se ofrecen posibilidades preestablecidas por el organizador.

PUNTOS FUERTES

  • Se ahorra tiempo programando reuniones.
  • Sincronizado con múltiples sistemas de agenda (google, iCloud, Outlook, iCal, ICS Feed).
  • Intuitivo y sencillo de usar.

DEBILIDADES

  • En la versión MeetMe pueden conocer como tienes organizada tu agenda. Será difícil dar largas a una persona que quiere citarse contigo diciendo que tienes “muy ocupada la agenda”.
  • Diseño rígido, no se puede personalizar la interfaz

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Doodle se ha centrado en un área crucial como es la gestión del tiempo lo que está dando un crecimiento muy rápido. Todavía pueden llevarse a cabo mejoras en el diseño para mejorar la visual con formas más dinámicas y acabados menos angulosos.

La funcionalidad es espectacular gracias a la sincronización con la agenda que está muy desarrollada y tiene muchas plataformas. Este grupo emprendedor sorprende en la puesta en marcha. En primer lugar, el hecho de apoyarse en sistemas de agenda de reconocido prestigio es más útil que crear su propio sistema porque los usuarios lo pueden utilizar sin tener que hacer ningún tipo de cambio de herramienta. Se han centrado en su core activity que es ahorro de tiempo y el primer paso es que no pierdas ni un segundo en tener que cambiar las anotaciones de tu calendario actual a otro proveedor. En segundo lugar, el nombre se asemeja mucho a google que es una estrategia de branding clara ya que doodle significa garabato que nada tiene que ver con lo que representa.

RECOMENDACIONES

La versión freemium es muy completa ofreciendo un abanico de posibilidades amplio. La única función que está bloqueada es BookMe que se puede sustituir por otras aplicaciones como ticketea o eventbrite y gestionar manualmente la sincronización con la agenda.

Donde más se nota la utilidad es en la programación de reuniones grupales reduciendo muchísimo el tiempo de planificación. La función MeetMe usala para aquellas personas que están muy ocupadas o que “tienen que consultar su agenda”. En mi caso, cuando propongo dos opciones y la respuesta es  negativa suelo enviar mi doodle (puedes verlo más abajo).

En resumen, una aplicación para las personas que tienen que  programar reuniones de una forma sencilla y dedicando el mínimo tiempo posible. En el primer mes ya se aprecian los resultados, podrás disponer de algunos minutos extra para otras tareas como por ejemplo descansar la mente.

Este es mi horario MeetMe ¿Y el tuyo?

Fernando Alamillo

@feralamillo

PD: Empieza una nueva era par este blog con colaboraciones muy interesantes y gente apasionada con mucho que enseñar. Disfrutar!

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